关于印发《陕西中医学院

接待室、会议室及各学术报告厅的

使用与管理暂行办法》的通知

行政各单位，机关各处室：

  《陕西中医学院接待室、会议室及各学术报告厅的使用与管理暂行办法》已经学院研究同意，现予以印发。

   附：《陕西中医学院接待室、会议室及各学术报告厅使用与管理暂行办法》

                     陕西中医学院院长办公室

                    二00五年九月二十八日

­­­­­­­­­­­­­­_­­­  抄送：各书记、院长，院级调研员。

各党总支，直属党支部，附院党委，党委机关各部室，

纪委，工会，团委。

打印：曹凤玲          校对：何倩            印65份

陕西中医学院

接待室、会议室及各学术报告厅等

的使用与管理暂行办法

为了充分发挥接待室、会议室的作用，保障其所有设施安全、有效地运行，提高使用效率，特制定本办法。

    一、接待室与会议室的管理

    1、接待室、会议室（行政办公楼内）由院长办公室负责统一管理。

    2、院长办公室负责以上场所及场所内物品、设施的管理、调配、日常清洁、设备维护、小型设备的添置等。

    3、院长办公室负责提出完善以上场所功能的建议和方案。

    4、由院长办公室提出对违反以上场所管理规定（包括破坏公物、设施等）部门或个人的处罚建议。

    二、 接待室、会议室的使用

1、接待室与会议室的使用，实行预约单制；

2、接待室主要用于学院领导主持的院外接待；

3、会议室主要用于学院领导或有关职能部门组织举办的各种会

议；由会议主办或承办单位填写“会议室使用预约单”。（可在党

委、院长办公室网页下载）临时会议酌情安排，有关紧急会议及时安排。

    4、院长办公室根据会议室使用的实际，调配、安排使用会议室。

    5、部门牵头负责的各类会议，由牵头部门负责安排会场服务。并负责会后的卫生清扫工作。

    三、多功能厅、学术报告厅的使用

3号教学楼多功能报告厅和位于图书馆、人文科学系等的学术报告厅，也是举行全院性会议和学术活动的主要场所，其日常管理与设施维护工作分别由后勤服务公司及现代教育技术与网络中心、图书馆、人文系等有关部门负责；使用应优先满足全院性活动。

     举行学术报告活动，按科技处的安排进行。举行其他活动，应不迟于一日前向场所管理部门预约。

    四、 使用与调配原则

    1、承办有外部人员参加的会议与内部会议发生冲突时，先安排前者。

    2、大型会议与小型会议发生冲突时，先安排大型会议。

    3、重要会议与一般会议发生冲突时，先安排重要会议。

    4、部门会议与学校会议发生冲突时，先安排学校会议。

 5、与外部洽谈、接待等活动，为了方便客人，可优先安排在行政楼第一或第二会议室。

    五、有关要求

1、接待室、会议室、多功能报告厅和各学术报告厅是学院进行接待、举办会议的场所，不准作为他用，不得向个人出租。

2、接待室、会议室、多功能报告厅和各学术报告厅内不允许吸烟，不得吃零食、口香糖。

3、与会人员要听从会场工作人员的安排。

    4、不允许非工作人员随意进行有关设施如音响、空调的调控。

    5、不准随意将桌椅、设备等搬出场外。 

    6、不准在场内随地吐痰、乱扔纸屑、杂物。

    7、不准在桌、椅上任意写字（画）、敲击和刻划。

    8、不准将未饮用完毕的茶水、矿泉水等随地倾洒。

    9、不准在会场内大声喧哗。

    10、进入会场后要将手机关闭或调整为振动方式；会议进行期间不准接听手机。

    11、开会期间不准翻看与会议内容无关的报纸、书刊杂志等。

12、主要使用部门在使用完毕后，负责整理桌椅，清洁会场，并

通知工作人员，填写使用情况登记卡。

    13、使用结束后，工作人员负责检查会场设施及桌椅的使用情况，并填写“接待室、会议室使用情况登记卡”。同时由使用部门负责人签名。

    14、损坏会场设施（ 包括：音响系统、桌、椅、空调设施等）要照价赔偿。

    15、如有违反以上制度的个人，处以100元以上300元以下的罚款，并通报批评。

六、接待室、会议室使用预约程序（附件）